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June 25, 2007

さらばFAX! 拠点間業務通信システムの提案(日本繊維新聞2007年5月2日付寄稿)

多くの企業は業務用通信手段としてfaxを活用している。Faxは原稿の二次元情報を線または点に分解し読み取り、データ圧縮や変調等の信号処理をして、通信回線(多くは電話網)に送出する。
電話での言い間違い・聞き間違いなどのトラブルを避けるため、注文書・見積書などの急ぎの書類のやり取りに使用されることが多いが、通常は、通信費、紙及びトナーの費用がかかる。また、間違いFAXもあるので安心は禁物。そうしたマイナス点を考えても、FAXが手軽な情報伝達装置であることは間違いない。
そんな便利なFAXも、時代の変化と共に曲がり角に来ている。特に、業務用FAXが問題だ。FAXはアナログデータをデジタル化して送信し、再度アナログ情報としてプリントアウトする。そのため、FAXに書かれた数字を見ながら、PC上の業務用システムにデータを打ち込むという業務が発生するのだ。このことは、電子メールにも共通している。メール本文、添付ファイルを送受信できるのはとても便利だが、多くの個人用メーラーは業務用システムやデータベースとつながっていない。それでも、コピー&ペーストが可能なので、FAXよりは使い勝手が良いだけだ。

そこで提案。各拠点に「拠点間業務通信システム」をインストールし、インターネット経由の相互通信を可能にしよう。送信側、受信側の双方には、PC内にデータベースが生成され、いつでもデータの検索や並び替えができる。データベース内のデータは定められた仕様に基づき、業務用システムとつなげることも可能だ。
これにより、データの二重入力がなくなり、業務の効率化が進む。FAX通信料や紙代、トナー代等のコストも削減できる。システムに、メール送受信機能、 FAX送信機能を持たせれば、システムを入れていない相手には、通常のメールか、FAX送信をすればいい。しかし、双方にシステムを導入することで、互いのデータベース連携も可能になり、様々な合理化が期待できるので、その利便性が理解すればFAXを死守する必要もなくなるはずだ。
FAXで伝票を確認しているのなら、システム連携により伝票レスが実現する。どうしても、紙にプリントしたければ、専用伝票フォームでプリントアウトすればいい。問題はコスト。初期投資がFAX機より安く、ランニングコストがFAX通信費と多重入力業務の人件費より低コストならば導入が進むだろう。

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