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April 29, 2007

全社的名刺管理システムの提案(日本繊維新聞2007年4月5日付寄稿)

 3月28日、日本繊維新聞記事配信システム「日繊デスクトップ」リリースセミナーを開催した。私はセミナー告知メールを1000通出し、24名の方に出席いただいた。セミナーの内容については、機会を改めてご紹介することにして、問題はメールである。
 1000通のメールを出せるということは、それだけの名簿がデータベース化されているということである。勿論、名簿屋から購入したものではなく、全て私自身が名刺交換した相手を入力したものだ。
 たとえば、日本繊維新聞社の記者や営業担当者が名刺交換している相手は年間どれくらいになるのだろうか。それらの名刺を全てデータベース化すれば、セミナーの案内に何千通も出せるに違いない。大手総合商社が名刺交換した全てのデータを入力すれば、強力な営業ツールになるのは間違いない。極めて短時間で国際的な人脈データベースが構築されるのだ。

 全社的な名刺データベースを想像してみよう。名刺交換したら、全ての業務に優先し、その日のうちに入力することを義務づけるのだ。名刺入力ソフト等を活用すれば、それほどの時間はかからない。データベースへのアクセスは自由に設定できるので、通常は自分が名刺交換した名簿は自分で活用することにする。課長は課員の名刺データにアクセス可能に、部長は部員のデータにアクセス可能にすれば、課長や部長の名前で、お礼のメールを出すこともできる。
 得意先担当者が自社のどの部署の社員と名刺交換しているのかをチェックすれば、特定の相手に対する情報交換もできる。名刺交換した相手が異動や昇進した場合でも、名刺交換した誰かが入力すれば、自動的にデータが更新される。名刺交換の数を業務の指標にして、報酬とリンクさせることもできるはずだ。
 会社の名刺を使っているのに、名刺交換した名刺は全て個人が管理し、名刺ホルダーに入れっぱなしというのはあまりにも勿体ない。入手した名刺は会社の資産であり、戦略資源である。個人情報の保護という意味でも、セキュアなデータベースで管理する方が個人の管理に依存するよりも何倍も安全だろう。
私の使っているデータベースとメール作成送信システムは、今回無料で配布される「日繊デスクトップβ版」に搭載している。まずは、個人で試し、便利であることが確認できたら、全社的データベース構築をお勧めしたい。営業の業務フローが確実に変わるはずである。

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Comments

相手のパーミッションを得ないで
メールで案内を送るのはマナー違反では?

異業種交流会で名刺をもらって営業する人のパターンですね。

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